1 Jak zacząć i zakończyć e-mail?
etykieta językowa, w pełnym dostępie dla każdego

1. Wstęp

Poniżej opisujemy, jak można zaczynać i kończyć e-mail, ale słowu witam poświęcamy osobne wyjaśnienia w haśle witać. Jeśli więc interesuje Cię ono właśnie, kliknij w nie i zapoznaj się z umieszczonymi tam informacjami (gdyż poniżej o nim nie będzie).

Formuły powitalne i finalne wiadomości powinny być dostosowane do statusu adresata, jego rangi pragmatycznej, wieku i relacji (oficjalna czy nieoficjalna), w jakiej nadawca z nim pozostaje. Generalnie mail dobrze zaczynać od zwrotu skierowanego do odbiorcy. Rozpatrzymy poniżej kilka przypadków. Dla każdego podajemy formuły powitalne i finalne.

2. Nie wiemy, do kogo piszemy (może to być e-mail do firmy, organizacji itp.)

a) Najbardziej typowym i ogólnym zwrotem jest Szanowni Państwo.

b) Jeśli jesteśmy pewni, że maila będzie czytał mężczyzna, możemy zacząć Szanowny Panie. Jeśli jesteśmy pewni, że maila będzie czytała kobieta, możemy zacząć Szanowna Pani.

c) Standardową formułą jest też Dzień dobry, niezależnie od pory dnia.

Niektórzy jednak czują się nieswojo z pisaniem w godzinach wieczornych e-maili tak się zaczynających (dziwnie im pisać Dzień dobry np. o 21:00, nawet gdy wiedzą, że adresat odczyta e-mail dopiero rano).

Inni niechętnie patrzą na Dzień dobry w korespondencji oficjalnej czy półoficjalnej, ale jego zaletą jest uniwersalność (dzień dobry już dawno przestało być przywitaniem stosowanym tylko w ciągu dnia) i to, że może zastąpić oficjalne Szanowni Państwo, gdy na przykład piszemy do sklepu sprzedającego akwaria z prośbą o wycenę akwarium na wymiar.

d) Kończymy taki e-mail Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Łączę wyrazy szacunku lub Łączę wyrazy poważania i swoim podpisem linijkę niżej (imię i nazwisko). Nie należy stosować formuł w rodzaju Kreślę się z poważaniem, ponieważ są przestarzałe i mogą zostać źle zrozumiane.

e) Jeśli treść maila wydaje nam się zbyt błaha jak na takie zakończenie, możemy zastosować Łączę pozdrowienia, ewentualnie Pozdrawiam. Musimy to jednak robić z wyczuciem, ponieważ generalnie formuła finalna powinna być skorelowana z formułą powitalną. Na przykład jeśli zaczynamy maila Szanowna Pani, to nie kończymy go Pozdrawiam. Ale jeśli zaczynamy od Dzień dobry, to taka formuła kończąca jest możliwa.

Nie powinniśmy używać podobnych, ale bardziej familiarnych formuł, typu Serdeczne pozdrowienia, Pozdrawiam serdecznie.

3. Wiemy, do kogo piszemy, ale nie znamy tej osoby osobiście lub jest to ktoś, z kim jesteśmy na pan lub pani

a) Najbardziej typowym i ogólnym zwrotem jest Szanowny Panie lub Szanowna Pani.

b) Jeśli ta osoba jest nad nami w hierarchii, pełni jakąś funkcję, to lepiej napisać Panie Dyrektorze (lub Szanowny Panie Dyrektorze), Panie Profesorze (Szanowny Panie Profesorze), Panie Prezesie (Szanowny Panie Prezesie), Pani Redaktor (Szanowna Pani Redaktor) itp.

c) Możemy też rozpocząć formułą Dzień dobry, niezależnie od pory dnia.

Ale por. uwagi z punktu 2.c) powyżej.

d) Kończymy taki e-mail Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku i swoim podpisem (imię, nazwisko). W tym wypadku nie powinniśmy kończyć Pozdrawiam, chyba że zaczęliśmy od Dzień dobry. Niezależnie zaś od początkowego zwrotu, nie kończymy Pozdrawiam serdecznie ani Serdeczne pozdrowienia — rażące jest umieszczanie takich formuł przy pierwszym kontakcie albo domyślne ich zawarcie w automatycznie tworzonym podpisie.

e) Niektórzy już w pierwszym e-mailu zwracają się po imieniu, np. Szanowny Panie Jacku, Szanowna Pani Moniko lub Panie Jacku, Pani Moniko. Jeśli jest to nasz pierwszy kontakt z daną osobą, to lepiej i grzeczniej zostawić tego typu formułki do czasu, aż znajomość (co najmniej mailowa) się nieco rozwinie. Możemy w pierwszym mailu zwracać się po imieniu, jeśli jesteśmy pewni, że nasz adresat tak właśnie sobie życzy. Należy jednak uważać, ponieważ niemało osób ma inną granicę bezpośredniości w takim kontakcie i takie formy wręcz je odrzucają.

Tak rozpoczęty mail możemy zakończyć formułą Pozdrawiam.

f) W korespondencji handlowej może się pojawiać forma słowa klient/klientka. Uważamy jednak, że lepiej nie łączyć go z określeniem szanowny/szanowna (choć jest to możliwe), a z drogi/droga: Drogi Kliencie, Droga Klientko.

g) Zobacz też regułę etykieta językowa: kolejność w zwrocie powitalnym w liście, mailu itp.

4. Wiemy, do kogo piszemy, jest to adresat zbiorowy, z częścią osób jesteśmy na ty, a z częścią nie

a) Znów najbezpieczniej zacząć Szanowni Państwo. Można tak zrobić nawet wówczas, gdy tylko z jedną osobą jesteśmy na pan lub pani. Jest to zwłaszcza najbezpieczniejszy zwrot w przypadku korespondencji służbowej.

b) Jeśli piszemy do samych kobiet, można zacząć Szanowne Panie, jeśli do samych mężczyzn — Szanowni Panowie.

c) Niektórzy dzielą korespondencję na dwa maile z osobnymi adresatami. Do jednych piszą Szanowni Państwo, do drugich Cześć / Drodzy Koledzy / Drogie Koleżanki / Drogie Koleżanki i Koledzy itp.

d) Szerzy się zaczynanie takich maili od samodzielnych Drodzy lub Szanowni (tzn. nieuzupełnionych o żaden rzeczownik, np. Drodzy Koledzy, czy zaimek Moi Drodzy). Nie podobają nam się te formuły, czemu dajemy też wyraz w haśle drogi.

e) Kończymy taki e-mail Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Łączę wyrazy szacunku lub Łączę wyrazy poważania.

f) Jeśli treść maila wydaje nam się zbyt błaha jak na takie zakończenie lub jeśli z odbiorcami jesteśmy w dobrych stosunkach, możemy zastosować Pozdrawiam lub Łączę pozdrowienia (w okresie przedświątecznym może to być też na przykład Łączę pozdrowienia oraz najlepsze życzenia świąteczne). Musimy to jednak robić z wyczuciem, ponieważ generalnie formuła finalna powinna być spójna stylistycznie z formułą powitalną. Nie powinniśmy używać podobnych, ale bardziej familiarnych formuł, typu Serdeczne pozdrowienia.

g) Zobacz też regułę etykieta językowa: kolejność w zwrocie powitalnym w liście, mailu itp.

5. Wiemy, do kogo piszemy, jest to adresat zbiorowy, ze wszystkimi jesteśmy na ty

a) W tym wypadku mamy duże pole do popisu. Wiele zależy od stosunków panujących w tej grupie, czy są to relacje pracownicze, towarzyskie, hobbystyczne, rodzinne itd. Możemy na przykład zacząć Drodzy Przyjaciele, Drodzy Współpracownicy, Drogi Zespole, Drodzy Moi, Kochani.

b) Również zakończenie takiego e-maila może przybierać przeróżne formy.

c) Zobacz też regułę etykieta językowa: kolejność w zwrocie powitalnym w liście, mailu itp.

6. Wiemy, do kogo piszemy, jest to jedna osoba, z którą jesteśmy na ty

a) W tym wypadku mamy duże pole do popisu. Wiele zależy od naszych stosunków z tą osobą, czy są to relacje pracownicze, towarzyskie, rodzinne itd. Możemy na przykład zacząć

Droga Ciociu,

Kochany Tatusiu,

Marku,

Aniu,

Moja Kochana Zuziu!

b) Możemy tu używać słowa cześć, np.

Cześć, Marku,

Cześć, Andrzej,

Cześć, Żabko,

Cześć, Chudy!

Zobacz też regułę odmiana nazw i rzeczowników (przypadki): wołacz od imion (Filip! czy Filipie!, Marto! czy Marta!).

c) Również zakończenie takiego e-maila może przybierać przeróżne formy, np.

Trzymaj się!

Buźka!

Ściskam i całuję

Serdeczne pozdrowienia z Łodzi

7. Jeszcze parę wskazówek

a) Nie powinno się stosować formuł powitalnych i finalnych powszechnie używanych w języku mówionym i związanych z porą dnia, np. Dobry wieczór, Dobranoc. Wyjątkiem jest tu otwierające Dzień dobry. Opisowe formuły dotyczące pory dnia możemy natomiast zastosować na końcu listu, jeśli jesteśmy pewni, że nadawca przeczyta je w odpowiednim czasie. Ich sformułowanie zależne jest od naszej relacji z odbiorcą, por.

Życzę miłego popołudnia [i pod spodem podpis]

Życzę spokojnej nocy [i pod spodem podpis]

Życzę Panu miłego popołudnia [i pod spodem podpis]

b) Jak widać, tego typu życzenia mogą zastępować formułę finalną. Możemy włączyć je także do niej (tzn. umieścić je po właściwej formule), np.

Pozdrawiam i życzę miłego popołudnia [i pod spodem podpis]

Z wyrazami szacunku i najlepszymi życzeniami imieninowymi [i pod spodem podpis]

Z poważaniem, łącząc najlepsze życzenia świąteczne [i pod spodem podpis]

Gdy chcemy tego typu życzenia umieścić przed formułą pożegnalną, najlepiej zrobić to w osobnej linii wcześniej, np.

[treść maila]
Powodzenia w realizacji projektu.

Pozdrawiam
Jan Nowak

c) Brak formuły powitalnej i finalnej jest przejawem niegrzeczności. Jeśli jednak w tej samej sprawie i w krótkim odstępie czasu wymieniamy kilka wiadomości i jeśli nie jest to korespondencja oficjalna, wtedy nie musimy już zaczynać ani kończyć maila odpowiednimi zwrotami (zwłaszcza gdy wymieniamy z odbiorcą jedynie krótkie zdania; podobnie jak w komunikatorach i czatach).

Tak zwane pisanie między wierszami powinno dotyczyć tylko korespondencji prywatnej.

d) W zakończeniu e-maila za przejaw braku grzeczności uznawane są formuły, które w jakikolwiek spo­sób wymuszają na odbiorcy szybką odpowiedź: wszelkie zwroty typu Proszę o pilną/niezwłoczną odpowiedź są niestosowne. Jeśli zależy nam na szybkim czasie odpowiedzi, powinniśmy to zaznaczyć wcześniej w treści e-maila.

e) Każdy e-mail powinien kończyć się podpisem, który powinien być dostosowany do re­lacji między korespondentami. W korespondencji oficjalnej powinno to być pełne imię i nazwisko (niezależnie nawet od tego, że dane nadawcy wyświetlają się na ekranie, np. w stopce lub zawarte są w samym adresie mailowym).

Można podpisać się inicjałami lub inicjałem, ale (p. wyżej) nie w korespondencji oficjalnej i nie przy pierwszym kontakcie (niezależnie od typu relacji).

Wynika z tego, że zapis

Z poważaniem
JN

jest niestosowny.

Inicjały można zapisywać zgodnie z regułą sposób zapisu (skrótowe zapisy): inicjały.

f) Gdy odpowiadamy na oficjalny mail, to po formule powitalnej możemy napisać zarówno w odpowiedzi na, jak i odpowiadając na. To pierwsze było dawniej krytykowane, dziś status poprawnościowy obu konstrukcji się wyrównał. Niezależnie od tego pierwsza konstrukcja jest nieco urzędowa. Więcej na ten temat zob. hasło w odpowiedzi na.

8. Kwestie edycyjno-interpunkcyjne

a) Zwrot powitalny kończymy przecinkiem, gdy piszemy do osoby obcej lub takiej, z którą jesteśmy na pan/pani. W korespondencji prywatnej możemy użyć wykrzyknika.

b) Jeśli postawiliśmy przecinek, wtedy dalszą cześć maila piszemy od małej litery. Jeśli postawiliśmy wykrzyknik — od wielkiej. Niektórzy również po przecinku rozpoczynają kolejny wiersz od wielkiej litery (jakieś znaczenie mają tu wpływy języków obcych); nie zalecamy takiego postępowania.

c) Dobrze między formułą powitalną a dalszą treścią zostawić jedną linię odstępu.

d) Po formule pożegnalnej (którą zaczynamy od wielkiej litery) nie musimy stosować żadnego znaku. Podpis umieszczamy linię niżej. Niektórzy stawiają po formule finalnej przecinek. Inni zamiast tego rozpoczynają podpis od myślnika i spacji. Oba te sposoby są dopuszczalne.

e) Po podpisie nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego.

f) Jeśli w zwrocie powitalnym znajduje się np. wyrażenie

Cześć,

Witam*,

Witaj,

Czołem,

a po nim zwrot do odbiorcy, należy rozdzielać je przecinkiem, np.

Witam, Pani Marzeno*,

Witaj, Drogi Marku,

Cześć, Braciszku,

Czołem, Koledzy!

* Nie zalecamy używania witam w mailach (zob. tutaj), ale ze względu na częstość jego stosowania podajemy przykład interpunkcyjny również z tym słowem.

g) W formule powitalnej od wielkiej litery powinny być zapisywane: pierwszy wyraz i bezpośredni zwrot do adresata. Nie dotyczy to więc wyrażeń takich jak dzień dobry czy dobry wieczór (zapiszemy np. Dzień dobry, Kochani!, Dobry wieczór).

Napiszemy więc Drodzy Uczestnicy, ale jeśli ta formuła będzie bardziej rozbudowana, wtedy wielkie litery na początku wszystkich słów mogą wyglądać nieco zbyt ekspresywnie. Dopuszczamy więc zapisy Drodzy Uczestnicy naszej wycieczki, a nawet Drodzy uczestnicy naszej wycieczki.